Prosedur Pengadaan Bahan dan Alat

Temuan dengan banyaknya konsultan/fasilitator yang mengabaikan atau menghindari pelaksanaan prinsip, prosedur dan ketentuan PNPM - Mandiri Perdesaan dengan cara menghindari pelelangan berupa :

·        memilah-milah atau membagi satuan anggaran pembelian barang/material ataupun jasa sewa peralatan,

·        tidak ada daftar harga satuan,

·        mengabaikan ketentuan teknis dalam pembangunan  jalan aspal dan jembatan beton,

·        tidak melakukan penyiapan tim pengelola/pemelihara,

·        lemahnya kontrol terhadap pembukuan, dokumentasi kegiatan.

Untuk memastikan tidak ada rekayasa atau menghindari pelelangan dalam pengadaan barang dan sewa peralatan.

·        Dilakukan pemantauan dan supervisi kegiatan pembangunan prasarana/sarana yang akan dan sedang dilaksanakan.

·        Dilakukan pemeriksaan (audit) administrasi dan hasil pembangunan prasaran/sarana.

·        Dilakukan tindakan korektif yang relevan, jika ditemukan pelanggaran pada langkah sebelumnya.

·        Diberikan bimbingan dan teguran kepada pelaku PNPM - Mandiri Perdesaan, khususnya konsultan PNPM - Mandiri Perdesaan yang mengabaikan prinsip keterbukaan.

Prosedur Pengadaan

1.      Penentuan Kebutuhan Pengadaan

Penentuan jumlah kebutuhan pengadaan bahan/alat harus sesuai dengan RAB.

Pengadaan bahan/alat mencakup :

a.       Jumlah bahan/alat

b.      Bahan pabrikasi atau bahan yang tidak dapat dipenuhi oleh lokal, syarat kualitas atau kapasitas.

c.       Jadwal pengadaan, termasuk ketetapan tempat pengiriman (jarak ke lokasi kegiatan).

d.      Penentuan harga dan penjual (supplier/pemasok).

2.      Pengadaan bahan/alat

 a.      Pengadaan bahan yang dikumpulkan oleh masyarakat sendiri.

Syarat yang harus dipenuhi adalah sbb.

·        Lokasi bahan berada didesa itu sendiri atau desa tetangga terdekat.

·        Sumber material tidak dikuasai oleh pemasok atau individu/kelompok tertentu.

·        Kelompok pengumpul bahan dalam desa dapat ditunjuk berdasarkan musyawarah dan dibayar secara langsung berdasarkan HOK dengan menggunakan formulir C (Form 46).

·        Biaya sewa kendaraan terkait dengan pengadaan dari masyarakat dibayar secara terpisah, dimasukkan biaya alat.

b.      Pengadaan bahan/alat harus dibeli/sewa ke pemasok (toko bangunan, agen dsb).

                                i.            Nilai bahan/alat kurang dari 15 juta

Tidak dipakai pelelangan, tetapi cukup dengan membandingkan harga dan alat dari minimal 3 pemasok (pada hasil survai barang pabrikasi dilengkapi dengan merk, ukuran dan spesifikasi bahan/alat)

                              ii.            Nilai bahan/alat >  15 juta

Diwajibkan melalui pelelangan dengan berpedoman nilai yang berasal dari RAB dengan mengikuti ketentuan sbb.

·        Gabungan bahan/alat yang ditentukan berdasar jenis bahan yang biasa disediakan oleh para pemasok.

Contoh :        -     Gabungan batu dan pasir,

-          Gabungan semen dan besi,

-          Gabungan batu, pasir, semen dan besi, dll

·        Jenis bahan atau alat

Contoh :        -     Pipa dengan berbagai ukuran dan kelengkapannya,

-          Batu berbagai ukuran

-          Besi dengan diafragma bersama baut-bautnya.

Catatan :

o       Bahan atau alat yang bersifat pelengkap/alat Bantu dapat dilakukan dengan perbandingan harga dari survai

Contoh :        -     paku, cangkul, dsb-nya.

o       Khusus sewa alat, jika hasil survai ternyata membuktikan bahwa alat yang berasal dari pemerintah lebih murah dari swasta, maka boleh dilakukan penunjukan langsung namun harus dijamin kebenarannya oleh Fastek-Kab (Form 23). Perbandingan harga berdasar tahun pembuatan, kapasitas dan jenis alat yang sama.

o       Harga dari pemasok sudah termasuk pajak, kewajiban  menyetor pajak adalah tanggung-jawab pemasok pemenang lelang.

3.      Prosedur Pelelangan

a.      Penentuan Calon Pemasok

Setelah Tim Pengelola Kegiatan (TPK) melakukan survai harga satuan serta calon pemasok dan hasilnya dicatat pada Form 23, harus diverifikasi oleh Fasilitator Teknik Kecamatan (FT-Kec) dan Fasilitator Teknik Kabupaten (FT-Kab) dengan metode pembanding yang disurvai oleh FT-Kec dan Fastek-Kab. Hasil akhir survai harga tersebut sudah dapat diketahui paling lambat pada proses desain.

Pemasok dapat berupa badan usaha ataupun perorangan dari masyarakat dengan persyaratan sanggup mencari bahan/alat dengan menggunakan tenaga, dana dan kendaraan sendiri. Jumlah pemasok minimal 3 peserta atau dianggap perlu atau kurang mewakili TPK dapat menambah pemasok lain.

b.      Penyampaian Informasi

·        Pola Pertama

Pemasok diundang untuk mengikuti penjelasan didesa yang disampaikan oleh TPK disatu atau beberapa lokasi kegiatan tentang jenis dan bahan yang dibutuhkan serta droping material. Agenda penjelasan dicantumkan dalam undangan dan/atau ditempel papan informasi.

·        Pola Kedua

Pemberian informasi langsung ketempat calon pemasok karena jarak yang terlalu jauh diluar daerah. Penjelasan meliputi lokasi droping jumlah bahan/alat yang dibutuhkan agar pemasok mengerti keadaan desa. Informasi diberikan bersama blangko dokumen penawaran yang harus diisi oleh calon pemasok.

·        Pola Ketiga

Melakukan proses pelelangan langsung untuk beberapa desa sekaligus disatu desa. Desa yang tergabung dapat terdiri dari satu cluster atau pun penggabungan lainnya.

Hal yang wajib dijelaskan kepada pemasok :

o       Pada penyerahan penawaran, calon pemasok diminta wajib membawa contoh bahan yang akan ditawarkan untuk membantu dalam pengendalian mutu bahan dan membantu dalam menentukan pemenang.

o       Penyetoran pajak dan/atau pembelian meterai adalah tanggung-jawab pemasok. TPK atau desa tidak ada kewajiban menyetor atau melaporkan pajak manapun.

o       Anggota TPK lainnya wajib hadir dan masyarakat harus banyak diundang dan beberapa tokoh masyarakat diharapkan menyaksikan proses tersebut termasuk Tim Monitoring Desa dan Tim Monitoring Masyarakat.

a.      Pembuatan Penawaran

Semua penawaran harus sah ditandatangani oleh pemasok atau wakil resmi.

·        Pelelangan Langsung

Pada kondisi asal calon pemasok tidak terlalu jauh dari lokasi kegiatan dan dapat datang langsung untuk memberikan penawaran, maka calon pemasok membuat penawaran langsung pada saat pertemuan pelelangan didesa, calon pemasok mengisi blangko dokumen yang disediakan oleh TPK dan sudah tercantum jenis bahan dan volumenya, tinggal mengisi harga penawarannya, waktu disediakan setidaknya 30 – 60 menit untuk berfikir dan mempertimbangkan untung ruginya.

·        Pelelangan Tidak langsung

Calon pemasok membuat penawaran yang dilakukan sebelum acara pelelangan dan penawaran dapat dilakukan melalui pos atau dibawa pada saat datang diacara pelelangan.

b.      Penetapan dan Pengumuman Pemenang

Pengumuman didepan masyarakat, amplop penawaran dibuka oleh TPK dan / atau panitia, hasilnya dicantumkan pada sebuah papan tulis serta ditulis pada berita acara, pembacaan penawaran disaksikan wakil tokoh masyarakat.

Kriteria penetapan pemenang lelang :

·        Pelelangan Langsung

Pemasok yang dapat dipilih hanya pemasok yang mengikuti acara didesa.

·        Pelelangan Tidak langsung

Pemasok yang dipilih adalah berdasar atas penawaran tertulis yang telah dikirim oleh pemasok dalam amplop tertutup.

·        Identitas pemasok jelas dan memiliki tenaga kerja serta alat angkut sendiri.

·        Harga penawaran dari pemasok yang terendah dengan kualitas/spesifikasi yang memenuhi syarat.

·        Jika harga penawaran terendah diatas RAB (sebagai owner estimate) namun dipandang layak sebagai pemenang, maka harus dipastikan kewajarannya sesuai kondisi saat itu oleh TPK / FT-Kec dan Fastek-Kab melalui bukti survai harga terbaru tanpa dapat menambah dana bantuan yang tercantum di SPC.

·        Jika semua harga terlalu tinggi setelah diumumkan, TPK dapat membatalkan hasil pelelangan untuk bahan tersebut. Penawaran dapat diulangi secara langsung atau setelah diperhitungkan kembali volume kebutuhan dan persediaan dana.

c.       Pembuatan Perjanjian

Setelah pemenang lelang ditentukan. TPK dan pemasok membuat dan menandatangani perjanjian (Form 35) termasuk persyaratannya.

·        Adanya pasal tentang sangsi, jika pemasok tidak memenuhi perjanjian dan TPK dapat membatalkan perjanjian tersebut. 

·        Adanya lampiran jadwal pengiriman bahan untuk memudahkan dalam pembuatan rencana Penggunaan Dana (RPD). 

·        Adanya aturan pembayaran dilakukan setelah bahan diterima. 

·        Adanya aturan bila pemasok tidak bisa memenuhi volume dan jadwal yang telah dijanjikan, TPK mempunyai hak memberi sebagian dari pekerjaan ini kepada pemasok yang lain dengan harga yang sama atau kurang dengan sebelmnya desa/TPK memberikan peringatan tertulis sebelum tindakan ini dilakukan. 

Catatan :

o       Jika pemasok tidak setuju persyaratan yang ditetapkan oleh TPK, TPK berhak mengundang pemasok lainnya untuk membuat perjanjian tetapi dengan menggunakan harga terendah dan memenuhi standar kualitas.

o       Tidak dibenarkan adanya negosiasi dengan pemasok diluar proses pelelangan.

Kegiatan Pasca Pelelangan

 Secara prinsip TPK dapat mengusulkan revisi dengan melalui pemeriksaan terlebih dahulu oleh FT-Kec dan Fastek-Kab dan dicantumkan dalam Berita Acara Revisi (Form 47), jika terjadi perubahan oleh sebab kekeliruan dilapangan, terjadi bencana alam atau perubahan harga tertentu secara nasional dan sifatnya sudah mengganggu kelancaran pekerjaan.

Hasil revisi tersebut dipakai dasar untuk mengadakan peninjauan ulang dengan pemasok (jika pemasok sudah tidak mampu melanjutkan kegiatan) untuk merubah spesifikasi, harga dan jadwal.

Contoh kasus :

§         Pengiriman tertunda disebabkan :

ü      Faktor cuaca yang tidak dapat diantisipasi.

ü      Terjadinya bencana alam yang mempengaruhi jalan yang digunakan untuk mengirim bahan.

ü      Keterlambatan TPK untuk menyiapkan lokasi.

§         Kenaikan harga bahan standar (misal : semen, besi, pipa dll.)

§         Kenaikan harga bahan bakar kendaraan.

Berikut ini adalah contoh dokumen Lelang di Kecamatan Karanganyar Kabupaten Demak pada tahun 201. Silahkan di download disini

Sumber bacaan : disini 

Posted in pelatihan No comments