ADMINISTRASI PNPM MP (7 MAP)

Yeah ......    namanya juga map, jadi kalau 7 map artinya ya 7 buah map. Tetapi ........., nah ini dia kelanjutannya, masing-masing map tersebut berisi berkas-berkas administrasi Tim Pengelola Kegiatan  - Desa (TPK-D) PNPM - Mandiri Perdesaan dalam suatu rangkaian kegiatan dari perencanaan - pelaksanaan - pengawasan dan pemeliharaan dalam tujuh kategori. Maksud arti 7 map itu sendiri bertujuan untuk memudahkan sewaktu-waktu dibutuhkan dalam kontrol internal pelaku pnpm ditingkat desa, antar desa, kecamatan, antar kecamatan, kabupaten dst-nya, he.... he... juga jika terjadi pemeriksaan eksternal dari instansi maupun lembaga lain yang berwenang untuk memeriksa dan mengaudit.

T e t a p i ....... nah tetapi lagi, jika pengarsipannya amburadul, terselip, hilang baik sengaja maupun tidak sengaja sudah patut dipertanyakan,   

a   d   a     a   p   a     ?    

dibalik itu semua.

tinggal dihubungkan dengan track recodnya yang bersangkutan deh,

Kembali kepokok persoalan ya, kita bedah mapnya satu persatu, sambil dikoreksi ya kalau ada yang kelewatan ...

MAP I

DOKUMEN PERENCANAAN

berisi 

• HASIL SURVEI 

   jika kegitan sarana prasarana jalan maka ada Survey Antar Patok (SAP), Volume Antar Patok (VAP), Mandays Antar Patok (MAP)

• DASAR PERHITUNGAN DESAIN 

   berupa Take Of Sheet (TOS), yaitu perhitungan back up volume secara detail atau menggunakan analisa daerah setempat dan tak lupa adalah gambar desain berupa denah, tampak atas, tampak samping, potongan melintang, potongan memanjang dan gambar detail pastinya.

• BERITA ACARA REVISI 

   jika ada perlu diarsipkan

MAP II
PENGARSIPAN

• SURAT KEPUTUSAN

   misalkan Surat Penetapan Camat (SPC) desa penerima bantuan PNPM, SK penetapan TPK -  D ,SK penatapan Kader Pemberdayaan Masyarakat Desa (KPMD), SK penetapan Tim Penulisan Usulan (TPU) dll.

• BERITA ACARA/CATATAN MASALAH

   nah ini sangat penting dan sering terupakan, yaitu catatan masalah, ketika setiap kegiatan tentunya ada masalah baik besar maupun kecil, baik terselesaikan ataupun belum terselesaikan bahkan jika tidak terselesaikan sekalipun harus ada catatannya dan diarsipkan.

• SURAT-MENYURAT

   setiap badan, lembaga, instansi, tim, bahkan kepanitiaanpun ada surat menyurat, baik surat keluar maupun surat masuk, sebagai bukti badan, lembaga dst-nya tersebut ada sebuah kegiatan/aktifitas dan itu juga harus diarsipkan dengan rapi

MAP III
KETENAGAKERJAAN

• FORM A

• FORM B

• FORM C

• LATIHAN

MAP IV
BAHAN & ALAT

• BUKU MATERIAL

• SURVEI HARGA

• NOTA PENGIRIMAN

• PERJANJIAN DENGAN SUPLIER

• INVENTARISASI ALAT

MAP V
PERTANGGUNGJAWABAN DANA

• RENCANA PENGGUNAAN DANA

• KUITANSI DARI UPK

• LPD

• BUKU KAS UMUM

• KUITANSI/BUKTI PEMBAYARAN

MAP VI

PELAPORAN

• LAPORAN BULANAN

• LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN

• SERTIFIKASI

• DOKUMEN PENYELESAIAN

MAP VII
TRANSPARAN

• NOTULEN/BERITA ACARA (BA) MUSDES SOSIALISASI

• NOTULEN/BERITA ACARA (BA) MUSDES PERENCANAAN

• NOTULEN/BERITA ACARA (BA) MUSDES INFORMASI HASIL MAD

• NOTULEN/BERITA ACARA MUSYAWARAH GANTI RUGI

• NOTULEN PROSES SELEKSI KPMD/ KADER TEKNIS

• DOKUMENTASI FOTO

• PAPAN NAMA PROYEK

     Papan namanya bukan  ditaruh didalam map ya, ntar sama aja bohong, pertama nggak mungkin, kedua  juga masih nggak mungkin, khayal tuh! Yang nyata adalah difoto/didokumentasikan bahwa fungsi transparansi sudah berjalan dengan menggambarkan jenis kegiatan, lokasi kegiatan, volume kegiatan, besaran nilai anggaran termasuk besaran nilai swadayanya, besaran nilai operasional untuk TPK dan UPK, jangka waktu kegiatan, dll.

• LETAK PAPAN INFORMASI

• ISI PAPAN INFORMASI

 Setelah dipikir-pikir tiap map tebalnya bukan main ya, yang lebih pas adalah box arsip, tapi gak apalah untuk memudahkan istilah aja.

Sumber bacaan : disini

Posted in pelatihan No comments