Temuan
dengan banyaknya konsultan/fasilitator yang mengabaikan atau
menghindari pelaksanaan prinsip, prosedur dan ketentuan PNPM - Mandiri
Perdesaan dengan cara menghindari pelelangan berupa :
· memilah-milah atau membagi satuan anggaran pembelian barang/material ataupun jasa sewa peralatan,
· tidak ada daftar harga satuan,
· mengabaikan ketentuan teknis dalam pembangunan jalan aspal dan jembatan beton,
· tidak melakukan penyiapan tim pengelola/pemelihara,
· lemahnya kontrol terhadap pembukuan, dokumentasi kegiatan.
Untuk memastikan tidak ada rekayasa atau menghindari pelelangan dalam pengadaan barang dan sewa peralatan.
· Dilakukan pemantauan dan supervisi kegiatan pembangunan prasarana/sarana yang akan dan sedang dilaksanakan.
· Dilakukan pemeriksaan (audit) administrasi dan hasil pembangunan prasaran/sarana.
· Dilakukan tindakan korektif yang relevan, jika ditemukan pelanggaran pada langkah sebelumnya.
· Diberikan bimbingan dan teguran kepada pelaku PNPM - Mandiri Perdesaan, khususnya konsultan PNPM - Mandiri Perdesaan yang mengabaikan prinsip keterbukaan.
Prosedur Pengadaan
1. Penentuan Kebutuhan Pengadaan
Penentuan jumlah kebutuhan pengadaan bahan/alat harus sesuai dengan RAB.
Pengadaan bahan/alat mencakup :
a. Jumlah bahan/alat
b. Bahan pabrikasi atau bahan yang tidak dapat dipenuhi oleh lokal, syarat kualitas atau kapasitas.
c. Jadwal pengadaan, termasuk ketetapan tempat pengiriman (jarak ke lokasi kegiatan).
d. Penentuan harga dan penjual (supplier/pemasok).
2. Pengadaan bahan/alat
a. Pengadaan bahan yang dikumpulkan oleh masyarakat sendiri.
Syarat yang harus dipenuhi adalah sbb.
· Lokasi bahan berada didesa itu sendiri atau desa tetangga terdekat.
· Sumber material tidak dikuasai oleh pemasok atau individu/kelompok tertentu.
· Kelompok
pengumpul bahan dalam desa dapat ditunjuk berdasarkan musyawarah dan
dibayar secara langsung berdasarkan HOK dengan menggunakan formulir C
(Form 46).
· Biaya sewa kendaraan terkait dengan pengadaan dari masyarakat dibayar secara terpisah, dimasukkan biaya alat.
b. Pengadaan bahan/alat harus dibeli/sewa ke pemasok (toko bangunan, agen dsb).
i. Nilai bahan/alat kurang dari 15 juta
Tidak
dipakai pelelangan, tetapi cukup dengan membandingkan harga dan alat
dari minimal 3 pemasok (pada hasil survai barang pabrikasi dilengkapi
dengan merk, ukuran dan spesifikasi bahan/alat)
ii. Nilai bahan/alat > 15 juta
Diwajibkan melalui pelelangan dengan berpedoman nilai yang berasal dari RAB dengan mengikuti ketentuan sbb.
· Gabungan bahan/alat yang ditentukan berdasar jenis bahan yang biasa disediakan oleh para pemasok.
Contoh : - Gabungan batu dan pasir,
- Gabungan semen dan besi,
- Gabungan batu, pasir, semen dan besi, dll
· Jenis bahan atau alat
Contoh : - Pipa dengan berbagai ukuran dan kelengkapannya,
- Batu berbagai ukuran
- Besi dengan diafragma bersama baut-bautnya.
Catatan :
o Bahan atau alat yang bersifat pelengkap/alat Bantu dapat dilakukan dengan perbandingan harga dari survai
Contoh : - paku, cangkul, dsb-nya.
o Khusus
sewa alat, jika hasil survai ternyata membuktikan bahwa alat yang
berasal dari pemerintah lebih murah dari swasta, maka boleh dilakukan
penunjukan langsung namun harus dijamin kebenarannya oleh Fastek-Kab
(Form 23). Perbandingan harga berdasar tahun pembuatan, kapasitas dan
jenis alat yang sama.
o Harga dari pemasok sudah termasuk pajak, kewajiban menyetor pajak adalah tanggung-jawab pemasok pemenang lelang.
3. Prosedur Pelelangan
a. Penentuan Calon Pemasok
Setelah
Tim Pengelola Kegiatan (TPK) melakukan survai harga satuan serta calon
pemasok dan hasilnya dicatat pada Form 23, harus diverifikasi oleh
Fasilitator Teknik Kecamatan (FT-Kec) dan Fasilitator Teknik Kabupaten
(FT-Kab) dengan metode pembanding yang disurvai oleh FT-Kec dan
Fastek-Kab. Hasil akhir survai harga tersebut sudah dapat diketahui
paling lambat pada proses desain.
Pemasok
dapat berupa badan usaha ataupun perorangan dari masyarakat dengan
persyaratan sanggup mencari bahan/alat dengan menggunakan tenaga, dana
dan kendaraan sendiri. Jumlah pemasok minimal 3 peserta atau dianggap
perlu atau kurang mewakili TPK dapat menambah pemasok lain.
b. Penyampaian Informasi
· Pola Pertama
Pemasok
diundang untuk mengikuti penjelasan didesa yang disampaikan oleh TPK
disatu atau beberapa lokasi kegiatan tentang jenis dan bahan yang
dibutuhkan serta droping material. Agenda penjelasan dicantumkan dalam undangan dan/atau ditempel papan informasi.
· Pola Kedua
Pemberian informasi langsung ketempat calon pemasok karena jarak yang terlalu jauh diluar daerah. Penjelasan meliputi lokasi droping jumlah
bahan/alat yang dibutuhkan agar pemasok mengerti keadaan desa.
Informasi diberikan bersama blangko dokumen penawaran yang harus diisi
oleh calon pemasok.
· Pola Ketiga
Melakukan proses pelelangan langsung untuk beberapa desa sekaligus disatu desa. Desa yang tergabung dapat terdiri dari satu cluster atau pun penggabungan lainnya.
Hal yang wajib dijelaskan kepada pemasok :
o Pada
penyerahan penawaran, calon pemasok diminta wajib membawa contoh bahan
yang akan ditawarkan untuk membantu dalam pengendalian mutu bahan dan
membantu dalam menentukan pemenang.
o Penyetoran
pajak dan/atau pembelian meterai adalah tanggung-jawab pemasok. TPK
atau desa tidak ada kewajiban menyetor atau melaporkan pajak manapun.
o Anggota
TPK lainnya wajib hadir dan masyarakat harus banyak diundang dan
beberapa tokoh masyarakat diharapkan menyaksikan proses tersebut
termasuk Tim Monitoring Desa dan Tim Monitoring Masyarakat.
a. Pembuatan Penawaran
Semua penawaran harus sah ditandatangani oleh pemasok atau wakil resmi.
· Pelelangan Langsung
Pada
kondisi asal calon pemasok tidak terlalu jauh dari lokasi kegiatan dan
dapat datang langsung untuk memberikan penawaran, maka calon pemasok
membuat penawaran langsung pada saat pertemuan pelelangan didesa, calon
pemasok mengisi blangko dokumen yang disediakan oleh TPK dan sudah
tercantum jenis bahan dan volumenya, tinggal mengisi harga penawarannya,
waktu disediakan setidaknya 30 – 60 menit untuk berfikir dan
mempertimbangkan untung ruginya.
· Pelelangan Tidak langsung
Calon
pemasok membuat penawaran yang dilakukan sebelum acara pelelangan dan
penawaran dapat dilakukan melalui pos atau dibawa pada saat datang
diacara pelelangan.
b. Penetapan dan Pengumuman Pemenang
Pengumuman
didepan masyarakat, amplop penawaran dibuka oleh TPK dan / atau
panitia, hasilnya dicantumkan pada sebuah papan tulis serta ditulis pada
berita acara, pembacaan penawaran disaksikan wakil tokoh masyarakat.
Kriteria penetapan pemenang lelang :
· Pelelangan Langsung
Pemasok yang dapat dipilih hanya pemasok yang mengikuti acara didesa.
· Pelelangan Tidak langsung
Pemasok yang dipilih adalah berdasar atas penawaran tertulis yang telah dikirim oleh pemasok dalam amplop tertutup.
· Identitas pemasok jelas dan memiliki tenaga kerja serta alat angkut sendiri.
· Harga penawaran dari pemasok yang terendah dengan kualitas/spesifikasi yang memenuhi syarat.
· Jika harga penawaran terendah diatas RAB (sebagai owner estimate)
namun dipandang layak sebagai pemenang, maka harus dipastikan
kewajarannya sesuai kondisi saat itu oleh TPK / FT-Kec dan Fastek-Kab
melalui bukti survai harga terbaru tanpa dapat menambah dana bantuan yang tercantum di SPC.
· Jika
semua harga terlalu tinggi setelah diumumkan, TPK dapat membatalkan
hasil pelelangan untuk bahan tersebut. Penawaran dapat diulangi secara
langsung atau setelah diperhitungkan kembali volume kebutuhan dan
persediaan dana.
c. Pembuatan Perjanjian
Setelah pemenang lelang ditentukan. TPK dan pemasok membuat dan menandatangani perjanjian (Form 35) termasuk persyaratannya.
· Adanya pasal tentang sangsi, jika pemasok tidak memenuhi perjanjian dan TPK dapat membatalkan perjanjian tersebut.
· Adanya lampiran jadwal pengiriman bahan untuk memudahkan dalam pembuatan rencana Penggunaan Dana (RPD).
· Adanya aturan pembayaran dilakukan setelah bahan diterima.
· Adanya
aturan bila pemasok tidak bisa memenuhi volume dan jadwal yang telah
dijanjikan, TPK mempunyai hak memberi sebagian dari pekerjaan ini kepada
pemasok yang lain dengan harga yang sama atau kurang dengan sebelmnya
desa/TPK memberikan peringatan tertulis sebelum tindakan ini dilakukan.
Catatan :
o Jika
pemasok tidak setuju persyaratan yang ditetapkan oleh TPK, TPK berhak
mengundang pemasok lainnya untuk membuat perjanjian tetapi dengan
menggunakan harga terendah dan memenuhi standar kualitas.
o Tidak dibenarkan adanya negosiasi dengan pemasok diluar proses pelelangan.
Kegiatan Pasca Pelelangan
Secara
prinsip TPK dapat mengusulkan revisi dengan melalui pemeriksaan
terlebih dahulu oleh FT-Kec dan Fastek-Kab dan dicantumkan dalam Berita
Acara Revisi (Form 47), jika terjadi perubahan oleh sebab kekeliruan
dilapangan, terjadi bencana alam atau perubahan harga tertentu secara
nasional dan sifatnya sudah mengganggu kelancaran pekerjaan.
Hasil
revisi tersebut dipakai dasar untuk mengadakan peninjauan ulang dengan
pemasok (jika pemasok sudah tidak mampu melanjutkan kegiatan) untuk
merubah spesifikasi, harga dan jadwal.
Contoh kasus :
§ Pengiriman tertunda disebabkan :
ü Faktor cuaca yang tidak dapat diantisipasi.
ü Terjadinya bencana alam yang mempengaruhi jalan yang digunakan untuk mengirim bahan.
ü Keterlambatan TPK untuk menyiapkan lokasi.
§ Kenaikan harga bahan standar (misal : semen, besi, pipa dll.)
§ Kenaikan harga bahan bakar kendaraan.
Berikut ini adalah contoh dokumen Lelang di Kecamatan Karanganyar Kabupaten Demak pada tahun 201. Silahkan di download disini
06.21
Kang Wahyu Aja
Posted in 
Postingan
